Messaggi automatici

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   Guarda quelli che ci sono già

   Ne trovi quattro: la conferma, il libro di benvenuto, le istruzioni per arrivare e il ringraziamento. Non sono esempi da riscrivere: sono testi che funzionano, e nella maggior parte dei casi basta cambiare due righe.

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   Scegli QUANDO parte, non a che ora

   Un messaggio non si fissa al 12 marzo: si aggancia a un momento — alla conferma, tre giorni prima dell'arrivo, la mattina della partenza — e da lì la data vera si calcola per ogni prenotazione. Trovi i momenti che si usano davvero già pronti, con scritto quando conviene ciascuno.

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   Usa le variabili

   Scrivendo {ospite} nel testo, all'ospite arriva il suo nome. Ci sono anche {casa}, {arrivo}, {partenza}, {codice} e il link al check-in online. Se scrivi una variabile che non esiste te lo diciamo nell'anteprima, invece di lasciarla passare e farla arrivare così com'è a un ospite.

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   Il codice della cassetta si scambia con i documenti

   Il messaggio con il codice della cassetta delle chiavi non parte finché l'ospite non ha compilato e confermato i dati di tutti. È il solo modo che hai di sapere chi entra in casa tua prima che ci entri — e risolve il problema che conosci: la schedina si compila sempre tardi, perché prima dell'arrivo nessuno ha motivo di compilarla. Adesso ce l'ha. Il codice si scrive sotto quel messaggio, una casa per volta.

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   Accendi, spegni, riscrivi quando vuoi

   Ogni modello si accende e si spegne. Uno solo non si spegne — quello che raccoglie i dati degli ospiti — perché senza quei dati la schedina per la Questura non si può costruire, e spegnerlo non ti risparmierebbe lavoro: te lo sposterebbe alle nove di sera.

Le procedure dei portali pubblici cambiano da ufficio a ufficio e nel tempo: qui c'è la forma della pratica, non il percorso di menu di una schermata che potrebbe essere cambiata. Dove il dettaglio dipende dal tuo ufficio, sta scritto.