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Aroom

Messaggi automatici

Scrivi il messaggio una volta e decidi quando parte rispetto a un momento della prenotazione. Il momento è relativo, non una data: «tre giorni prima dell'arrivo» vale per tutte le prenotazioni, «il 12 marzo» per nessuna.

Come funzionano i messaggi automaticiScrivi un testo una volta, dici quando deve partire, e parte da solo per ogni prenotazione. Le domande che sai a memoria smettono di arrivare.Leggi

Cosa ti serve prima di cominciare

  • Niente. Trovi già pronti i quattro che servono sempre, e si modificano.

Quanto ci vuoleDieci minuti in tutto: quelli che servono sono già scritti.

  1. Guarda quelli che ci sono già

    Ne trovi quattro: la conferma, il libro di benvenuto, le istruzioni per arrivare e il ringraziamento. Non sono esempi da riscrivere: sono testi che funzionano, e nella maggior parte dei casi basta cambiare due righe.

  2. Scegli QUANDO parte, non a che ora

    Un messaggio non si fissa al 12 marzo: si aggancia a un momento — alla conferma, tre giorni prima dell'arrivo, la mattina della partenza — e da lì la data vera si calcola per ogni prenotazione. Trovi i momenti che si usano davvero già pronti, con scritto quando conviene ciascuno.

  3. Usa le variabili

    Scrivendo {ospite} nel testo, all'ospite arriva il suo nome. Ci sono anche {casa}, {arrivo}, {partenza}, {codice} e il link al check-in online. Se scrivi una variabile che non esiste te lo diciamo nell'anteprima, invece di lasciarla passare e farla arrivare così com'è a un ospite.

  4. Il codice della cassetta si scambia con i documenti

    Il messaggio con il codice della cassetta delle chiavi non parte finché l'ospite non ha compilato e confermato i dati di tutti. È il solo modo che hai di sapere chi entra in casa tua prima che ci entri — e risolve il problema che conosci: la schedina si compila sempre tardi, perché prima dell'arrivo nessuno ha motivo di compilarla. Adesso ce l'ha. Il codice si scrive sotto quel messaggio, una casa per volta.

  5. Accendi, spegni, riscrivi quando vuoi

    Ogni modello si accende e si spegne. Uno solo non si spegne — quello che raccoglie i dati degli ospiti — perché senza quei dati la schedina per la Questura non si può costruire, e spegnerlo non ti risparmierebbe lavoro: te lo sposterebbe alle nove di sera.

Dove ci si fa male

  • Un messaggio il cui momento è già passato quando la prenotazione nasce non parte in ritardo: viene saltato. Chi prenota il giorno prima di arrivare non riceve «manca una settimana al tuo soggiorno» tre secondi dopo aver pagato.
  • Il libro di benvenuto parte solo se l'hai scritto. Un link a una pagina bianca è peggio del silenzio.
  • Il codice della cassetta fa eccezione alla regola qui sopra: non viene saltato, aspetta. Se l'ospite manda i dati la sera stessa, sotto il portone, il codice gli arriva in quel momento — la chiave la deve avere lo stesso.

Le procedure dei portali pubblici cambiano da ufficio a ufficio e nel tempo: qui c'è la forma della pratica, non il percorso di menu di una schermata che potrebbe essere cambiata. Dove il dettaglio dipende dal tuo ufficio, sta scritto.

Come arrivare e come entrare

Indirizzo, come arrivare, come entrare: quando l'ospite comincia a organizzarsi.

Variabili

  • {ospite} Nome di chi ha prenotato
  • {casa} Nome dell'alloggio
  • {indirizzo} Indirizzo dell'alloggio
  • {arrivo} Data di arrivo
  • {partenza} Data di partenza
  • {notti} Numero di notti
  • {ospiti} Numero di ospiti
  • {totale} Importo totale
  • {codice} Riferimento della prenotazione
  • {link_checkin} Link con cui l'ospite inserisce i dati di tutti gli ospiti
  • {link_libretto} Link al libro di benvenuto della casa, sempre aggiornato
  • {codice_cassettina} Il codice della cassetta delle chiavi. Parte solo dopo che l'ospite ha confermato i dati di tutti

Come arriva

email

Oggetto

Fra tre giorni ci sei — tutto quello che ti serve

Ciao Claire Dubois, fra tre giorni arrivi a Bilocale con terrazza in Oltrarno. Indirizzo: Firenze Check-in dalle 15:00. Ricordati un documento per ciascuno: siamo tenuti per legge a comunicare gli ospiti alla Questura entro 24 ore dall'arrivo. A fra poco!

Cosa parte per Claire Dubois

Le date vere, calcolate sulla prenotazione. Un messaggio il cui momento era già passato quando l'ospite ha prenotato non compare: si salta, non si manda in ritardo.

  1. Conferma e istruzioniSubito dalla conferma del pagamento27 set 2026, 04:29già partito
  2. Il libro di benvenutoSubito dalla conferma del pagamento27 set 2026, 04:29già partito
  3. Dati degli ospiti (check-in online)7 giorni prima dall'arrivo, alle 10:009 ott 2026, 12:00già partito
  4. Come arrivare e come entrare3 giorni prima dall'arrivo, alle 10:0013 ott 2026, 12:00già partito

Prova senza invio: i messaggi non partono davvero. Le date, la sostituzione delle variabili e la regola del momento già passato sono quelle vere.